今回は業務効率化、特に環境面について書きます。
皆さんは、職員室の机の上には何を置いていますか？
校務用パソコン、マウスなどを正面に置き、奥の方にブックスタンド、そこにファイル、教科書等の書籍、教材等を並べ、さらに、様々な紙資料を両サイドに積み、空いているスペースにペン立て、カレンダー、マグカップ…等々を置いていませんか？
これだけの物を置くと、生徒の提出物を見たいなというときの作業スペースの確保も難しいでしょうし、探し物をしているときに簡単に見つからないこともあると思います。
僕が机上に置いているのは、モニター（24インチ）、キーボード（無線）、マウス（無線）及びマウスパッド、卓上カレンダー（無記入）、スマホスタンド及びスマホ、マグカップのみです。
僕も初任の頃は、最初に挙げたような物をたくさん置いていました。その理由は、「これらの物は使うかもしれない」からと考えていたからでした。しかし、よくよく考えてみれば、日常的にあまり使わない物も多く、ただ置いているだけの物が多いことに気づくようになりました。
そこで今は、いろいろ考えた末に、上に挙げた物のみを置いています。勿論、勤務時間中はこの他の物を置くこともありますし、回覧物等が置かれることもありますが、退勤時には毎日同じ状態にして帰ります。
では、最初に挙げたもの、つまり、教員が机によく置きがちなものをどこに置いているかというと、ほぼ、机の中又は個人用のロッカーです。それだけの物を置くスペースが机の中などにないと思う人もいるかもしれませんが、僕の場合、まだ余裕があります。何故なら、「本当に必要な物」しか置いていないからです。
終わった行事等に関する物や使わなくなった物はすぐに処分しますし、明らかに使っていない物は一切置きません。この「明らかに使わない物」を「いつか使うかもしれないからとっておこう」と思うと、際限なく物が増えていくのです。
仕事道具に限らず、身の回りの物というのは、①本当に必要な物、②必要かもしれない物、③必要ではない物の３つに分けられます。①を保管し、③を処分するのは簡単です（中には、③の処分すらなかなかしない人もいますが、こうなると机上はカオスです）。難しいのは②です。②を全て処分できるようになると（しかもなるべく短時間で）、物は格段に減ります。
「いや、必要なときはあるかもしれないから困る」と思う人もいるかもしれません。それは違います。「困る」と思った時点で①になるのです。そう思うのはたいてい、自分の業務に直接的な関係がある物が多いと思います。
「そう考えると、物は減らないじゃないか」と思うかもしれませんが、②の多くは、「自分の業務には直接関係ないけど、学校や学年全体のことだから持っておいた方がいいかな」と思う物だと思います。それを処分するのです。何故なら、こういう物は他の誰かが持っており、必要な時は、誰かに見せてもらえばいいからです（その機会もほぼないことが多いですが）。
実際、一定期間経過した後に、②と思っていた物が必要だったかを考えてみてください。おそらく、ほとんどが不要な物だと思います。
机の上、机の中に物がごちゃごちゃしていていると、頭の中もごちゃごちゃしがちです（そうじゃない人もいますが）。そのため、事務作業の能率も落ちますし、探したい資料等があるときに簡単に見つからず、事務処理に時間がかかります。
僕は、自分が頭の良くない人間だと自覚しているため、可能な限り、物を減らすと同時に、頭の中もすっきりさせようとしています。こうすることで、仕事の能率が上がっていると僕は思っています。
事務仕事が多く、時間がかかって大変だという方は、まず可能な限り、物を減らすということをしてみてください。
ちなみに、校務用パソコンをどこに置いているのかと思った方もいるかもしれません。一応言っておきますと、足元に置いています。モニター導入時は、デュアルディスプレイとして使おうと思っていたため、机上に置いていましたが、画面は一つで十分だなと思い、今は、足元に台を置き、その上にパソコンスタンドを置いて、それに立てています。
こうすることで、机上がかなりスッキリしましたし、24インチのモニターは表示領域が広く、かなり事務作業がしやすいです。事務作業の能率を上げる意味では、モニターはかなりおススメです。
